Сопелкина, косяки бывают, я ж не волшебник, я только учусь.
Cвета, до меня три года никакого порядка в принципе не было, вот уже полтора года работаю, сначала втягивалась, теперь беби-степс разбираюсь и создаю свою систему. Пока сложно, но надежда есть Сижу по 15-30 минут/день бумажки разбираю. Оказалось что много бумажек: устаревшая инфа вроде старых прайсов поставщиков, каталоги и прочее. около 200кг мукулатуры уже выкинуто, и это не предел. А вот остатки надо как-то упорядочивать.
Сопелкина, ты точь в точь описала мою работу "так как сама работаю, можно сказать, в офисе.
Я секретарь и делопроизводитель в одном лице, плюс на мне еще и кусочек бухгалтерии (то есть я храню доблестно все счета и накладные)".делопроизводитель, секретарь и та же часть бухгалтерии: счета, накладные. Еще я подготовку к тендерам веду. Коллега
Девочки, я к вам присоединяюсь. Вообще-то я порядок регулярно навожу, но у вас наверняка подчерпну какую-то идейку, ведь обо всем не упомнишь
Я, как и большинство, мастер на все руки: помощник директора, офис-мнеджер, кадровик, делопроизводитель, тоже занимаюсь тендерами (привет Avrora) и сертификацией. Разве что бухгалтерия ко мне никакого отношения не имеет.
Главная проблема в недостатке рабочих поверхностей, документов кучи!!!! Уже устала у директора просить себе новые полки повесить. Вот кстати и вспомнила, надо таки добиться чтоб он дал добро и где-нить прикупить эти самые полки
Сопелкина, а вы давно разбирали визитки? Я тут у себя перебрала, выкинула сразу кучку ненужных, а меньше 10 минут ушло.
Cвета, я главбух, кадровик, секретать и делопроизводитель.
У меня такие папки-скоросшиватели разноцветные (сразу по корешку видно, что за папка):
счета-фактуры выданные - красный,
счета-фактуры полученные - желтый,
Покупатели (накладные выданные, акты сверок) - синий,
Поставщики (накладные полученные, счета полученные) - фиолетовый
авансовые отчеты - голубой
банковские документы (платежки, выписки) - картонный синий
касса - зеленый
учредительные документы, договор с банком и т.п. - твердый картон
отчетность - обычный белый картонный
векселя - серый
документы по сотрудникам (договора, приказы, личные карточки) - коричневый картонный
Каждый квартал я перекладываю в папки с завязками или в большие скоросшиватели документы за предыдущий квартал также отдельно по папкам, попутно составляя список, чего не хватает и размещая по порядку, а в старые эти скоросшиватели опять подшиваю текучку
У руководства хранятся папки на каждого покупателя отдельно (там договора, счета, переписка).
У нас немного покупателей и поставщиков.
Еще одна папка, в которую я складываю всю текучку, не введенную в компьютер или не разложенную по папкамм, работаю, ввожу и раскладываю из нее каждый день, так что в ней всегда мало всего лежит.
И когда ухожу с работы - у меня стол всегда совершенно свободен.
Одно из самого главного: если какая-то бумажка не нужна, то я ее сразу перечеркиваю крест-накрест и кладу в черновики, если она использована с одной стороны (раз в 1-2 недели я забираю черновики домой, дети на чистой стороне рисуют), а если - с двух - то сразу рву и выбрасываю (у меня на столе маленькая мусорница, которую я освобождаю перед уходом)
Одно из самого главного: если какая-то бумажка не нужна, то я ее сразу перечеркиваю
и кладу в черновики, если она использована с одной стороны (раз в 1-2 недели я забираю черновики домой, дети на чистой стороне рисуют), а если - с двух - то сразу рву и выбрасываю
аналогично, очень удобно, ничего не путается
документов у меня тоже много, я тоже финансист-делопроизводитель-немного кадровик и вообще у меня важная роль, у нас из женщин только я и ещё одна дама, но она пока в больнице, так что я почти месяц ещё и слежу за всем - цветы политьу себя и у неё, чтоб всегда были чаи-кофеи и т.д., так называемая женская работа, так что без ФЛ никак не обойтись
Ой, мы как на подбор подобрались, все одинаково почти трудимся!
Девочки, извините, пропустила сегодняшнее утреннее задание. Поэтому дам сейчас.
Пятница! Поздравляю!
Готовим наше рабочее место к выходных, чтоб оно отдохнуло от нас и бумажек за выходные. Поэтому тряпочки в руки, мусорную корзину поближе и давайте наводить порядок на столах! 15 минут, не больше!
Я работаю консультантом по карьере и у меня свой кабинет. Мамочки мои, погибаю под стопками книг, анкет, объявлений о вакансиях и т.д. и т.п. И все это покрывается пылью.... БРРРР! Обещаю взяться за ум. Надеюсь, что клиенты оценят. Сяду-ка я подумать о бэби-степс на работе.
verba, спасибо за подробную инструкцию! Подумаю, как у себя можно использовать. Я пока только по цветам делю документы на ООО (красные папки) и на ИП (синие) и на торцах пишу "кадры", "входящая" или "исходящая корреспонденция" и т.д.
Сопелкина, сегодня в офисе не была, задание выполнила вчера Еще и пол помыла дополнительно.
я была в командировке с понедельника, сегодня прилетела.
так себе и там устроила "рабочие" задания!
я за эту неделю в течении 15 мин каждый вечер перед сном размусоривала ноут! и столько всего полезного нашла, что потеряла в просторах его гигатской памяти. ненужное безжалостно удаляла!
теперь радуюсь жизни на своём переносно-домашнем рабочемс месте - ноуте - всё классифицированно, работа спорится и мой ноутик теперь не мешает мне в работе и поисках, а помогает!
karapuzer, пожалуй, надо привычку месяца на рабочий комп распространить, тем более там винт скоро полетит, готовимся к замене. Пора разобрать и забэкапить информацию. Занесла в КЖ.
Сижу по 15-30 минут/день бумажки разбираю. Оказалось что много бумажек: устаревшая инфа вроде старых прайсов поставщиков, каталоги и прочее. около 200кг мукулатуры уже выкинуто, и это не предел. А вот остатки надо как-то упорядочивать.
и мой ноутик теперь не мешает мне в работе и поисках, а помогает! 