Классификация и Хранение Документов

[Мимла]

Сальма, я завела блокнотик с алфавитным указателем и переписываю туда инфу с бумажных клочков.

[Тайга]

Мне кажется, что темка гораздо шире, чем на первый момент кажется. Кто из на не сталкивался со словами близких "Пусть будет". И не знали, куда девать не нужные, но важные для родных "пусть будет". Так и происходит состояние бессилия, что мы не можем в доме навести должный порядок, освободиться от не нужного, как нам кажется. Но ведь нужно считаться с мнением близких!
Девочки, а вы с таким сталкиваетесь?
У меня, например, взрослый сын, который с трудом расстается с ненужными вещами. Очень трудно. В кого он?

[lenau]

Сальма, Очень рекомендую книгу: “Джулия Моргенстерн. Самоорганизация по принципу “изнутри наружу””. там подобные случаи очень толково разобраны.
Я сейчас посмотрела - ее можно скачать.

[Сальма]

lenau, дай ссылку пожалуйста.
Мимла, если я буду переписывать все его записки, то времени у меня вообще не останится. Он даже сам, когда опомниться и засунит руку в карман куртки, то просит меня: "Просанитарь мне карманы", а там кипы бумажечек, рецептов, визиток и проч. Самое главно, что бесполезно покупать визитницы и прочее он все равно в спешке положет в карман визитницу и визитку только отдельно друг от друга.

[lenau]

http://books.artbevza.com/?p=952
http://www.elobook.com/time/page2.htm

Мне в книге нравится мысль, что нельзя пытаться навязать человеку систему или порядок, все равно работать не будет. Нужно проанализировать существующее положение дел и превратить в удобную и по возможности аккруратную систему.

У моего мужа с записками и визитками похожая история. Еще распечатки писем и проспекты.
По опыту получается так, что нельзя ничего переписывать. Человек со зрительным типом памяти запоминает кокого цвета была салфетка, или в каком углу газеты он записывал.

У нас получилось в итоге вот что: на комоде стоит тарелка и коробка формата А4 без крышки. В тарелку я складываю его визитки и записки на клочках, в коробку - письма и тп.
в конце недели или когда у него есть настроение - прошу посмотреть - что нужно, что можно выкинуть. Остается примерно половина. Для того что осталось у нас есть икейский мини-комодик. В нем 2 ящика под А4 и три длинных как раз под визитки и бумажечки. Убираю туда. 3 маленьких ящика отвечают за разное время. Новое, среднее и самое старое. Как новое заполняется - подвергаем ревизии и перекладываем в средний ящик. Систематизация только по времени. Типа: в марте я был там-то... - Это в среднем ящике надо смотреть.

И еще одно ноу-хау моё - если бумажку нужно сложить - то информацией наружу. Привыкнуть сложно, но искать легче потом и меньше риск выбросить.

[Сальма]

На счет того, что переписывать нельзя из-за ведущего вида памяти я согласна на все 100%!
А у вас ящик с самым старым не переполняется?

[lenau]

Хм. Нет... Задумалась, почему так.

Наверное, из-за того, что контакт за год становится уже или очень активным, т. е. записанным и в зап. книжке и в мобильнике и в эл. почте и на "подкорке" или устаревает.
Вообще, при каждом следующем перекладывании процент отсева увеличивается.
Из последнего ящика самое важное перекладываем в визитницы. За 3 года 1,5 визитницы получилось. то,что под вопросом - в ящике остается.

Книжку удалось скачать?

[Сальма]

lenau, спасибо скачала, буду читать

[Gill]

lenau, книгу скачала по ссылке в каком-то другом месте здесь на форуме, больше месяца как-то не подступиться было, а вот на днях прочла всю сразу - очень понравилась, несколько моментов взяла на заметку. Kое-что сразу претворю в жизнь, а кое-что запланировала на "попозже". В первую очередь - документы и остальные бумажки , так как главный бумагособиратель у нас я и насобирала уже...

[Ksyuta]

Orchi, а что такое мультифоры?

[Счастливая]

lenau, спасибо за ссылки на книги, скачала - завтра на работе почитаю.

[Мэй]

Ksyuta, меня этот вопрос тоже заинтересовал ))))
Как я поняла, мультифоры - это прозрачные папки-файлы с дыркой сверху, но вроде папки с уже сброшюроваными (?! - не знаю, как правильно, в общем, уже пришитыми) прозрачными карманами тоже называются папки с мультифорами.

У меня документы тоже хранятся в уже 5 толстых папках-скоросшивателях - мне кажется, удобнее всего с кольцами, но кот. открываются рычажком (Не знаю, как это называется по-умному ) - добавить в середину документ не составляет проблему )))
Сначала было 4, потом пришлось выделить отдельную папку под страховки и банк - набежало. Недавно (слава флайледи.ру!!! ) вставила во все папки разделители, чтобы было проще искать. Частично документы лежат в оных мультифорах (оказалось! ))))) ) - я их всегда просто файлами называла ))), частично продыроколенные.
Счас задумалась об оптимизации папки "Техника" (инструкции и проч.) - много малоформатных, но толстых книжечек - в папке им и мне неудобно Пока вариант с коробкой кажется мне наилучшим, но все же... и папку разбивать не хочется. Еще подумаю )

[anfisa]

Дорогие флаюшки!
В процессе планомерного разбора дома дошла до папки финансовых документов и пришла в глубокий ужас : договоры про открытие счетов, устаревшие карточки, сберкнижки - все в одном едином коме.
Вопрос: что с этим всем делать??? А именно:
1) Сколько нужно хранить пластиковые карточки после истечения их срока действия? Что с ними правильно сделать (все это какие-то приветы из студенческого прошлого, вряд ли там миллионы, какие-то банки и существовать перестали)?
2) Какую именно информацию про карточки и тп правильно выписать в КЖ на всякий пожарный случай?
3) Как чисто технически Вы все это храните и поддерживаете в порядке?
Заранее всем большое спасибо и удачи в финансовых, домашних и прочих полетах!

[Кудряшка]

Вот тема, супер, я просто притянула ее себе. Уже неделю хожу и думаю как бы мне и с какой стороный подобраться к документам... вчера посетила идея про папку с файлами, а сегодня вот на тему натолкнулась, а оказалось, что не только меня эта идея посетила Хочется уже убежать с работы и скорее все рассовать. У меня просто бедлам в документах, шкаф открываешь, а от туда при неловком движении, да и при лровком, все сыпется.... Обязательно тоже все разберу, потом напишу о результатах. Вы все просто умнички!!!

[КатринКа]

И я до документов добираюсь. Хотя хуже, чем раньше, уже быть не может...документы уже в одной куче (а до того я 3 года! искала документы на квартиру!). Теперь эту кучу как-то причесать...много папок заводить не хочется, опять запутаюсь. Думаю...