Классификация и Хранение Документов

[Ol]

Miracle,
ух ты! молодчинина!
У меня еще нет такого порядка в документах

[Miracle]

Ой. Спасибо за похвалы))))) Так приятно Хочется дальше продолжать действовать сразу

[Anasty]

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СВОЮ ЖИЗНЬ

источник

Укрощение «Бумажных Монстров»

Давайте вернемся в то время, когда нам твердили, что с изобретением компьютера наступит конец «бумажного века», что благодаря текстовым редакторам, базам данных, электронным таблицам и электронной почте у нас отпадет потребность в бумаге. У каждого, кто идет в ногу со временем, будет по компьютеру, и даже не по одному, а рукописными или отпечатанными текстами станут пользоваться лишь эксцентрики и ретрограды. Бумажные книги как таковые уйдут в прошлое – заверяли нас ученые мужи.

Однако оглядитесь вокруг! Реальность такова, что «общество без бумаги» на самом деле захлебывается этой самой бумагой. Каждый год шестьдесят миллионов деревьев и двадцать миллиардов галлонов воды уходит на производство прейскурантов и рекламных листовок. Мы выбрасываем 44% спама, даже не потрудившись прочитать его. Добавьте к этому деловые бумаги, личную переписку, газеты, журналы и книги – и перед вами предстанет полная картина происходящего.

Никто из нас не привит от «бумажного синдрома». Даже если вы лично не написали за неделю ни единого клочка бумаги, наверняка к воскресенью у вас все равно скопится приличная стопка. От того, сможем ли мы систематизировать все эти бумаги и избавиться от ненужных, зависит, покорим ли мы бумажную гору или будем погребены под ней.

Вот 10 простых советов, которым вы можете последовать прямо сейчас и в результате навсегда обрести контроль над бумагой.

Совет 1: Преградите дорогу спаму

Начнем с того, что вы можете тратить меньше времени и усилий на возню с бумагой, просто не позволяя ей проникать в ваш дом. Например, можно попытаться сократить количество спама до минимума.

Один из самых простых и быстрых способов – удалить ваше имя из списка адресатов, которые циркулируют между маркетинговыми компаниями – ведь именно они рассылают больше всего рекламной информации.

Отказ от членства в клубах покупателей и от участия в акциях этих клубов – еще один способ уменьшить количество листовок и бланков заказа, присылаемых на дом. Другой источник, из которого компании черпают информацию для рассылок, - это телефонный справочник. Если вы не станете вносить в него свой номер или все-таки внесете, но только имя и телефонный номер без адреса, вам будет приходить существенно меньше рекламной информации.

Другой немаловажный прием – отменить подписки на издания, в которых вы на самом деле не нуждаетесь. Пользуйтесь одной подпиской вместе с тем, кто разделяет ваши интересы, или воспользуйтесь услугами библиотеки.

[Anasty]

Совет 2. Решайте немедленно!

Когда бумага, какой бы она ни была, попадает в ваш дом, сразу же решайте, как с ней поступить. Не позволяйте ей скапливаться. Выработайте свою систему и распределяйте бумагу согласно этой системе.

Сортировка по трем категориям

Всю бумагу можно разделить на три основные категории: Нужная, Ненужная и Чужая.

«Нужные бумаги» - это счета, которые необходимо оплатить, журналы, которые стоит прочитать, письма, на которые надо ответить, и некоторые другие бумаги. Возможно, Вы решите сохранить кое-какие из них, а может, наоборот, выбросите, сделав пометку в органайзере. Нужные бумаги – это бумаги, представляющие для вас тот или иной интерес. Все прочие вы выбрасываете или передаете кому-нибудь. Когда ваш взгляд впервые падает на еще незнакомый вам листок, спросите себя:

Что бы я делал без него?
Могу ли я где-нибудь найти второй экземпляр?
Поможет ли мне этот листок добиться поставленных целей?
Если я решу сохранить его, то до каких пор он будет мне нужен?
Где я могу хранить его, чтобы без труда находить, когда он мне понадобиться?

Совет: ежедневно просматривайте входящие материалы, иначе их накопится слишком много, и у вас не дойдут до них руки. А до материалов, сваленных в одну большую кипу, руки и вовсе не захотят доходить.

Личные бумаги

Следующее решение, которое вы должны принять, касается ваших личных бумаг. Определитесь прямо сейчас, по какому принципу будете их рассортировывать. Большинство людей выделяет следующие категории: «Применить», «Оплатить», «Прочитать» и «Сохранить». Некоторые также не могут обойтись без категории «Определиться». Однако будьте осмотрительны: эта категория может стать настоящей «черной дырой» для ваших бумаг.

Приступая к сортировке личных бумаг, задайте себе следующие вопросы, это поможет вам отфильтровать бесполезные бумаги от нужных:
Есть еще время работать с этой бумагой или уже слишком поздно?
Действительно ли я хочу работать с ней и поможет ли это мне добиться поставленных целей?
Насколько эта бумага важна для меня и для членной моей семьи?
Что бы произошло, если бы я не стал с ней работать: не прочитал, не сохранил или не ответил?

Оплачивая одновременно несколько счетов, складывайте их вместе. Если у вас нет определенной папки для счетов, заведите ее.

[Anasty]

Совет 3. Меньше возни

Люди часто говорят, что бумагу можно использовать только один раз. Это не всегда так. Ведь бумагу можно использовать по-разному. Если вы не решаетесь выбрасывать ненужную бумагу, надеясь, например, что-нибудь в нее завернуть, хорошенько подумайте, может быть лучше от нее все-таки избавиться. В любом случае, многократно используя старые бумаги и перекладывая их с места на место, не позволяйте им скапливаться.

Если вы сделали над собой усилие и воспользовались Советом 2, вы должны были обнаружить, что количество бумаги, с которой вам приходится иметь дело, значительно уменьшилось. Если вы все время держите руку на пульсе, избавляетесь от лишней почты, следуя инструкциям, предложенным в Совете 1 , вы будете уделять гораздо меньше времени возне с бумагами и посвятите его делам, которые действительно необходимо сделать.

[Anasty]

Совет 4. Не цепляйтесь за бумажки

Если бумаги можно кому-нибудь отдать – так и поступите! Пусть у вас под рукой все время будут конверты и марки, чтобы вы могли отправлять письма всегда, когда вам заблагорассудится. Можно завести в шкафу с документами специальные папки для тех, кто живет вдалеке от вас. Если вам попадется интересная статья или по электронной почте придет важное письмо, вы немедленно кладете их в нужную папку и раз в неделю или около того отправляете тем, кому они предназначены. Это хороший способ дать людям знать, что вы помните о них.

Вы также можете сдавать ненужную вам бумагу в пункт приема макулатуры или просто отдавать ее кому-нибудь, кому она пригодится больше. Отнесите старые журналы в приемную врача или в дом престарелых. Возможно, ваша библиотека с радостью примет старые журналы и книги.

Совет 5. Не открывайте!

даже не открывайте – просто сразу выбрасывайте все то, что вам заведомо не пригодится. Время, потраченное на то, чтобы открыть и прочитать, можно было использовать гораздо более продуктивно.

Это в особенности относится к письмам от редакций журналов, подписку на которые вы решили прекратить, каталогам и маркетинговым предложениям. Смело разрывайте все это и выбрасывайте без промедления.

Совет 6. Долгосрочные и краткосрочные документы.

У всех нас есть бумаги, которые мы вынуждены хранить в течение определенного срока по тем или иным причинам, но большинство из нас держит их значительно дольше, чем требуется.

Узнайте, какие документы и как долго вам следует хранить. Положите на одну чашу весов необходимость находить место для хранения этих документов, а на другую – то, во что вам обойдется их восстановление в том случае, если они вам понадобятся в будущем. Что перевешивает? насколько сложно вам было бы восстановить их?

Каждые три месяца или раз в полгода обязательно подчищайте свои папки. Повесьте на видное место записку, ведь забыть об этом легко, и тогда груды бумаг снова начнут разрастаться. Чтобы этого не произошло, выберите раз и навсегда место хранения долгосрочных документов и регулярно просматривайте и обновляйте их, и тогда вы не столкнетесь с необходимостью выискивать дополнительное место.

Некоторые люди предпочитают хранить счета и квитанции, разложив их по месяцам. Для этого идеально подходят специальные папки с двенадцатью кармашками, по одному на каждый месяц. В случае если необходимо точно восстановить финансовую информацию, это можно сделать за несколько секунд. Можно использовать одну и ту же папку год за годом. В начале каждого месяца вы можете вынимать из соответствующего кармашка все прошлогодние бумаги и разрывать их.

[Anasty]

Совет 7. Бумаги должны всегда быть под рукой

Существует огромное количество Систем хранения бумаги - некоторые из них настолько сложные, что ими могут воспользоваться исключительно те, кто их разработал. Поэтому давайте вкратце обсудим, как создать адекватную систему.

Главный совет - Система должна быть максимально простой. Расположите все в алфавитном порядке, подпишите максимально понятно и разборчиво. Позаботьтесь о том, чтобы другие люди могли использовать ее так же легко, как и вы, - вдруг вас не будет дома или на работе в тот момент, как кому-то еще понадобится ею воспользоваться. Представьте себе, что вы застряли в Бора-Бора, не можете уехать без свидетельства о рождении и вам надо объяснить кому-нибудь из домашних, как найти его копию среди прочих ваших бумаг. Если вы правильно организовали Систему, любой, включая приходящую няню, безо всякого труда сможет ее отыскать.

Система трех категорий

Базовая Система распадается на три категории: то, к чему вы обращаетесь часто; то, к чему вы обращаетесь реже, и архив.

Первая категория относится к 'первичному пространству'. Бумаги этой категории должны находиться в 'Капитанской Рубке', где бы она ни находилась. То есть в таком месте, куда стекается вся информация о вашем домашнем хозяйстве, и откуда вы управляете своим бытом.

Ко второй категории относятся те бумаги, к которым вы обращаетесь довольно часто, но не каждый день. Они могут быть связаны с хобби, профессиональными интересами, домоводством, историей вашей семьи - словом, со всем, что представляет интерес, но не находит своего ежедневного применения. Если у вас есть комната, в которой можно совмещать 'первичное' и 'вторичное' пространства, - это замечательно. Если нет - бумаги второй категории все равно должны быть доступны.

И последняя составляющая вашей Системы - пространство 'дальнего космоса' (архив), в котором не должно быть практически ничего.

Теперь обсудим категории бытовых документов. Выделите необходимые вам категории и заведите на каждую из них отдельную папку.
Автомобиль (расходы на бензин, счета за ремонт)
Банковские извещения
Свидетельства о рождении и тому подобная документация
Бюджет
Кредитные карточки
Отопление и другие коммунальные услуги
Ремонт, перестройка
Страховые полисы
Ценные бумаги (акции и облигации, документы на получение субсидий и пособий)
Медицина

Не забывайте про электронные документы

Если некоторые файлы и документы существуют только в электронном виде обязательно продублируйте самые важные на съемном носителе и распечатайте, чтобы их было не сложно найти тому, кто не разбирается в компьютерах. Если вы храните важную информацию на жестком диске, удостоверьтесь, что кто-нибудь из ваших близких друзей знает, как получить к ней доступ, или распечатайте важные файлы и положите туда, где любое из заинтересованных лиц сможет без труда найти их.

[Anasty]

Совет 8. документы должны знать свое место

Инструкции по эксплуатации электробытовых приборов целесообразно держать недалеко от кухни, ведь большинство этих приборов расположены на кухне и в помещениях, которые к кухне примыкают. В кабинете желательно иметь папку для инструкций по эксплуатации офисной техники. Все инструкции нужно озаглавить, так что если кому-то понадобится воспользоваться этим оборудованием в ваше отсутствие, он сможет легко и быстро найти нужную информацию.

Помните: 'первичное пространство' должны занимать бумаги, к которым вы постоянно обращаетесь. Все остальное относится в сферам 'вторичного пространства' и 'дальнего космоса'. Если какой-либо документ обнаружился в 'пространстве дальнего космоса', а никто вам не говорил, что его надо сохранить, подумайте: возможно, от него можно спокойно избавиться.

Блокнот, где вы записываете телефонные номера, кладите рядом с телефоном. То же самое относится и к телефонному справочнику. Программу телепередач держите около телевизора. Если у вас есть мебель, специально спроектированная для этих предметов, то вряд ли они 'разбредутся' по всему дому. Просто всегда помните про принцип 'первичного пространства', а также о том, как важно правильно выбрать место хранения, - и нужные бумаги всегда будут у вас под рукой.

Совет 9. Особые случаи

К некоторым бумагам требуется особый подход. Возможно, вы работаете дома или, будучи агентом по продаже товаров, членом благотворительной организации или профсоюза, берете на дом какую-то канцелярскую работу. Перебирая документы, вы можете натолкнуться на поздравительные открытки, кулинарные рецепты, фотографии школьные проекты ваших детей и не будете знать, как с ними поступит. Для хранения таких бумаг нужно разработать особую систему.

[Bepa]

Anasty,

Один из самых простых и быстрых способов – удалить ваше имя из списка адресатов, которые циркулируют между маркетинговыми компаниями – ведь именно они рассылают больше всего рекламной информации.

Отказ от членства в клубах покупателей и от участия в акциях этих клубов – еще один способ уменьшить количество листовок и бланков заказа, присылаемых на дом. Другой источник, из которого компании черпают информацию для рассылок, - это телефонный справочник. Если вы не станете вносить в него свой номер или все-таки внесете, но только имя и телефонный номер без адреса, вам будет приходить существенно меньше рекламной информации.

Вряд ли это возможно! У нас рассылка не личная, а массовая, ящик через день всякой макулатурой заполняется, так что отказаться от нее нет никакой возможности :x
В дом я ее правда не тащу, а сразу же выбрасываю в урну возле подъезда.
Меня другое беспокоит - сколько деревьев уходит на весь этот спам! Я конечно понимаю, что это никому не нужное барахло позволяет зарабатывать какую-то копеечку пенсионерам и студентам, которые все это раздают-разносят. Но ведь это несопоставимо и ужасно! Если бы я могла что-либо сделать для устранения этого бумажного спама, я бы ух! ИМХО

[Лисенок]

У меня четыре папки-портфельчика (самых простых) разных цветов+подписаны.

В одной хранятся Самые Важные Документы: паспорта, свидетельства о рождении, аттестаты с дипломами и сертификатами об образовании (в отдельных папочках на молнии - одна моя, жругая мужа), военник мужа.
В другой - медицинские документы, в отдельных папках на меня, мужа и сына: нужные рентгеновские снимки (обязательно подклеена дата), данные обследований, выписные листы после операций и лежания в больницах, результаты анализов (за последний год), отдельным листом - выписаны обнаруженные аллергии и хронические болезни (очень пригождается, когда с дикой болью увозят на операцию, и спрашивают болезни, аллергии и т.п., а ты и не соображаешь ничего), сверху (чтобы видно было) в каждой папке - медицинский полис.
В третьей - квитанции, в бумажных конвертах за каждый год.
В четвертой - гарантийные листы (в отдельной пластиковой папочке) и руководства по эксплуатации.

С тех пор, как прибрала в документах (первое, что я сделала, начав летать), так жить стало хорошо и удобно! Не нарадуюсь.

[Alena]

FlyМамочки, храните дома мед.карты детишек, делайте ксерокопии, и после передачи из детской во взрослую поликлинику ничего не выбрасывайте.

Мне вот моя детская карта очень нужна, а нету.
А мальчикам для армии пригодится.

[Miracle]

В своих-то документах я давно навела порядок. Затем взялась за док-ты мужа с его разрешения и там навела: он теперь хоть разобраться может. Сделала ему несколько папок по категориям: автомобиль, медицина, разное, личное.
Но вот когда заглянула в шкаф с семйными док-тами, я ахнула Папа каждую бумажку собирает! В результате хоть одну полочку, но разобрала.
А оплаченные счета за квартиру, телефон у нас аж с 70х годов хранятся. Не знаю, нужно ли так..они же такие старые
В общем, мне еще предстоит долгая разборка.

[Led]

Насколько я знаю, счета должны храниться 3 года

[svetik]

LeD, Может и 3. Но когда у нас недавно суд был...очень нам помогли квитанции10 летней давности!

[AlexSashka]

Дааааа. А я все счета выкинула, осталось только за 3 с половиной года......
Перебрала все документы, которые остались еще от мамы. Нужные сложила в папочку, обычную, с завязочками, мама приедет, разберется, что ей нужно, а что нет. Все свои документы сложила в прозрачные скоросшиватели. Мои и дочкины в одной, мужа в другой, гарантийки и инструкции по несколько штук в скоросшиватели, 7и штук получилось. Хочу прикупить такую толстую папочку - скоросшиватель и собрать все до кучи. А теперь, прочитавши тему, хочу основные документы сложить все вместе, копии отдельно, короче все пересортировать